PERENCANAAN ANGGARAN

MAKALAH TUGAS ANGGARAN

BAB 1

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Perencanaan merupakan salah satu fungsi vital dalam kegiatan manajemen proyek.

Perencanaan dikatakan baik bila seluruh proses kegiatan yang ada didalamnya dapat diimplentasikan sesuai dengan sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan dengan tingkat penyimpangan minimal serta hasil akhir maksimal.

Secara umum defenisi Perencanaan adalah :

Suatu tahapan  dalam manajemen proyek yang mencoba meletakkan dasar tujuan dan sasaran sekaligus menyiapkan segala program teknis dan administratif agar dapat diimplementasikan.

Tujuan Perencanaan adalah : Melakukan usaha untuk memenuhi persyaratan spesifikasi proyek yang ditentukan dalam batasan Biaya, Mutu dan Waktu serta faktor keselamatan.

B.     Rumusan Masalah

1.      Pengertian Perencanaan

2.      Proses Perencanaan

3.      Tujuan Dan Fungsi Rencana Produksi

4.      Dimensi Perencanaan

5.      Langkah-Langkah Perencanaan

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Pengertian

Bagaimana supervisor menjelaskan apa yang ingin dicapai (proyek) dengan usaha-usaha yang dilakukan dan tekad melaksanakan proyek tersebut dalam batas kualitas, biaya dan waktu 

Perencanaan adalah suatu proses yang mencoba meletakkan dasar tujuan dan sasaran termasuk menyiapkan segala sumber daya untuk mencapainya. Perencanaan memberikan pegangan bagi pelaksanaan mengenai alokasi sumber daya untuk melaksanakan kegiatan (Imam Soeharto, 1997). Secara garis besar, perencanaan berfungsi untuk meletakkan dasar sasaran proyek, yaitu penjadwalan, anggaran dan mutu.

B.     Proses Perencanaan

a)      Langkah 1  :  Menentukan Sasaran Menetapkan sasaran proyek, manager   harus mengetahui “apa” yang akan  diinginkan oleh para konsumen

b)      Langkah 2 :  Menentukan spesifikasi Kualitas Penetapan spesifikasi kualitas menjamin  bahwa hasil proyek akan bekerja secara efektif dan sesuai dengan yang dikendalikan. Spesifikasi kualitas  ditentukan oleh konsumen

-          Apa yang dituntut untuk dilakukan dari   hasil proyek

-          Apa yang menjadi standar kinerja hasil proyek tersebut

-          Bagaimana hasil proyek itu akan diuji dan diukur

-          Bagaimana tipe dari kualitas materi yang  dituntut

c)      Langkah 3 : Menentukan dimensi waktu. Penentuan dimensi waktu adalah menentukan “waktu” yang secepat  mungkin untuk menyelesaikan proyek dan    mencatat dalam jadwal proyek sehingga efektif dan efisien

d)     Langkah 4 : Menentukan   dimensi biaya. Menetapkan anggaran dengan cermat untuk menjamin :  tidak terlalu tinggi dan terlalu rendah sehingga proyek tidak berjalan dengan baik

e)      Langkah 5 : Realisasikan rencana menjadi tindakan nyata

f)       Langkah 6 : Monitoring pelaksanaan kegiatan itu  dengan perencanaan semula 

C.    Manfaat Perencanaan

a)      Dapat menangani beberapa kegiatan sekaligus memberi perhatian yang tepat pada masing-masing kegiatan

b)      Menjamin kegiatan yang teratur

c)      Melindungi kegiatan dari tindakan yang tidak terkoordinasi

d)     Menjadi pedoman pelaksanaan kegiatan

D.    Kenapa Perencanaan Itu Gagal ?        

a)      Tidak konsisten dalam Perencanaan

b)      Terlalu ketat dalam waktu merancang perencanaan

c)      Gagal dalam memeriksa faktor-faktor :

-          Produktivitas bawahan

-          Peralatan yang tidak mendukung

-          Kurang tanggap terhadap lingkungan kerja

d)     Komunikasi yang salah :

Artinya penyelia memberikan instruksi yang tidak tepat

E.     Bagaimana Perencanaan Berjalan Efektif

1.      Pelejari semaksimal mungkin tentang

-          Kemampuan karyawan

-          Pengabdian / loyalitas karyawan

-          Optimis karyawan terhadap rencana itu

-          Status sosial karyawan dalam masyarakat atau lingkungan

2.      Menetukan dasar utama perencanaan pekerjaan

-          Merinci detail  pekerjaan itu

-          Menyusun secara sistimatik dan jadwal yang tepat

-          Mentukan jumlah para pekerja dan kualifikasi atas pekerjaan

-          Memprediksi bahan-bahan sebagai persediaan

-          Menyiapkan peralatan pendukung operasional sesuai rencana

-          Menyediakan pengawasan atas rencana

3.      Membuat batas penyimpangan dan revisi

F.     Dimensi Perencanaan

ž  Pada prinsipnya langkah-langkah perencanaan yang dilakukan setiap manajer adalah sama, yang berbeda adalah dalam bentuknya.Hal ini dapat berbeda sebab:

1.      jenis organisasi yang berlainan akan mempergunakan pendekatan perencanaan yang berlainan pula.

2.      banyak dalam suatu organisasi yang sama bisa diperlukan jenis perencanaan yang berbeda pada waktu yang berlainan.

3.      berbagai manajer akan memunyai gaya perencanaan yang berbeda.

4.      Dilihat dari dimensinya maka rencana dan perencanaan dapat dilihat dari lima dimensi

a)      Dimensi Waktu

1.      Dilihat dari dimensi waktu maka rencana dapat berupa rencana jangka pendek, rencana jangka menengah dan rencana jangka panjang.

2.      Penanggung jawab pembuatan rencana tersebut sangat erat hubungannya dengan tingkatan manajer, manajer lini pertama membuat rencana jangka pendek, manajer menengah, membuat rencana jangka menengah dan manajer puncak membuat rencana jangka panjang.

b)      Dimensi Unsur     

1.      Dilihat dari dimensi unsur maka rencana dan perencanaan itu akan menunjukkan hirarki rencana dan perencanaan itu sendiri, dimana rencana yang lebih rendah merupakan unsur dari rencana yang lebih tinggi, yaitu berupa: Rencana sekali pakai, rencana tetap, strategi, sasaran,misi dan maksud.

c)      Dimensi Bidang

1.      Dilihat dari dimensi bidang maka rencana tersebut disusun mendasarkan pada bidang operasional perusahaan, meliputi rencana bidang produksi, rencana bidang pemasaran, rencana bidang pembelanjaan, rencana bidang personalia, rencana bidang penelitian dan pengembangan dan sebagainya.

d)     Dimensi Organisasi          

1.      Dilihat dari dimensi organisasi maka rencana tersebut disusun untuk atau dilaksanakan oleh tingkatan organisasi yang mana : apakah rencana keseluruhan organisasi atau rencana untuk masing-masing satuan organisasi yang ada. Bentuk rencana itu dapat berupa rencana menyeluruh perusahaan, rencana cabang perusahaan, rencana bagian dan sebagainya.

e)      Dimensi Sifat       

Dilihat dari dimensi sifat maka rencana tersebut dibuat dengan harus memenuhi karakteristik tertentu yang dituntut untuk kepentingan tertentu.

1.      Sehingga rencana itu disusun antara lain : untuk memenuhi tujuan kerahasiaan, maka disusun rencana rahasia atau tidak rahasia/terbuka dan sebagainya.

                                                                                                        

G.    Pengendalian

R.J. Mockler, 1972, dalam Imam Soeharto (1997) memberikan pengertian tentang pengendalian. Menurutnya, pengendalian adalah usaha yang sistematis untuk menentukan standar yang sesuai dengan sasaran perencanaan, merancang sistem informasi, membandingkan pelaksanaan dengan standar, menganalisis kemungkinan adanya penyimpangan antara pelaksanaan dan standar, kemudian mengambil tindakan pembetulan yang diperlukan agar sumber daya digunakan secara efektif dan efisien dalam rangka mencapai sasaran.

Berdasarkan pengertian yang diberikan oleh Mockler, maka proses pengendalian proyek dapat diuraikan menjadi langkah-langkah sebagai berikut:

a.       Menentukan sasaran.

b.      Definisi lingkup kerja.

c.       Menentukan standar dan kriteria sebagai patokan dalam rangka mencapai sasaran.

d.      Merancang/menyusun sistem informasi, pemantauan, dan pelaporan hasil pelaksanaan pekerjaan.

e.       Mengkaji dan menganalisis hasil pekerjaan terhadap standar, kriteria, dan sasaran yang telah ditentukan.

f.       Mengadakan tindakan pembetulan.

Fungsi utama pengendalian adalah memantau dan mengkaji (bila perlu mengadakan koreksi) agar langkah-langkah kegiatan terbimbing ke arah tujuan yang telah ditetapkan. Pengendalian memantau apakah hasil kegiatan yang telah dilaksanakan sesuai dengan patokan yang telah digariskan dan memastikan penggunaan sumber daya yang efektif dan efisien.

H.    Metode Pengendalian Biaya dan Waktu

Penyimpangan terhadap perencanaan sering terjadi, baik terhadap biaya maupun waktu untuk mengetahui terjadinya penyimpangan secara dini daput dipergunakan metode varian dan metode earned value alau metode nilai hasil. Melode-metode ini dipakai untuk pengendalian terhadap biaya dan waktu.

a.       Metode Varian

Pengendalian biaya proyek dengan melakukan identifikasi varian pada data pengeluaran biaya pelaksanaan terhadap biaya rencana secara periodik atau dalam kurun waktu tertentu.

b.      Metode Nilai Hasil {earned value}

Dalam metode ini memakai dasar-dasar asumsi tertentu agar dapat dikembangkan untuk membuat perkiraan atau proyeksi keadaan masa depan proyek. Metode ini digunakan untuk :

(1)   Mengetahui performance proyek dari sisi biaya pada suatu waktu;

–        apakah pengeluaran biaya > dari rencana.

–        apakah pengeluaran biaya < dari rencana.

–        apakah pengeluaran biaya = dari rencana.

(2)   Mengetahui performance proyek dari sisi jadwal/waktu pada suatu waktu;

–        apakah waktu pelaksanaan lebih cepat dibanding rencana.

–        apakah waktu pelaksanaan lebih lambat dibanding rencana.

–        apakah waktu pelaksanaan sama dengan rencana.

(3)   Prediksi biaya untuk menyelesaikan proyek setelah waktu evaluasi ; proyek untung atau rugi.

(4)   Prediksi waktu untuk menyelesaikan proyek setelah evaluasi, lebih cepat atau lebih lambat.

I.       Rekayasa Nilai (Value Engineering)

Value Engineering atau Rekayasa Nilai secara umum dapat diartikan: suatu usaha kreatif dalam mencapai suatu tujuan dengan mengoptimalkan biaya dan kinerja dari  suatu fasilitas atau sistem.

Dalam praktiknya rekayasa nilai tidak hanya melakukan kegiatan penghematan biaya, tapi juga tetap mendapatkan fungsi yang meningkat. Dengan demikian rekayasa nilai dapat diartikan  sebagai berikut :

a.       Melakukan  kajian dengan menjamin fungsinya tetap seperti yang diinginkan

b.      Fungsi  menjadi tolok ukur dari pencarian alternatif masalah.

c.       Selain kriteria biaya rendah, juga mendapatkan kinerja yang tinggi

d.      Optimasi biaya dan kinerja untuk mendapatkan bersih yang besar.

Proses rekayasa nilai

Proses rekayasa nilai membutuhkan seorang yang profesional/tim yang dapat bertindak sebagai konsultan rekayasa nilai dan harus mempunyai kemampuan sb:

a)      Mampu mengoptimalkan biaya yang diperlukan dengan tetap menjaga efektivitas instalasi proyek yang dikerjakan.

b)      Mampu mengalokasikan dana dan waktu yang diperlukan sesuai dengan tujuan dan sasaran proyek.

c)      Mampu menggunakan tinjauan  rekayasa nilai dalam multidisiplin ilmu

d)     Mendokumentasikan hasil yang diperoleh guna inovasi dimasa datang.

Pelaksanaan rekayasa nilai dilakukan dengan waktu tahapan sebagai berikut :

Pada tahap selama atau segera setelah detail design engineering belum diserahkan kepada kontraktor. Di mana tanggung jawab studi adalah pemilik proyek.

Pada tahap selama atau sebelum pelaksanaan konstruksi. Dengan tanggung jawab kontraktor.

Proses rekayasa nilai dilakukan dalam kerangka sisimatis sehingga hasil akhir yang dicapai sesuai tujuan yang direncanakan

Dengan cara-cara sebagai berikut :

a)      Melakukan identifikasi masalah dengan mengumpulkan informasi dan data dari perencanaan yang telah ada sebelumnya serta dokumen proyek yang sedang ditangani

b)      Mengkaji obyek di mana rekayasa nilai hendak dilakukan dengan acuan fungsi dari intalasi tetap. Dan dihitung biaya alternatif sebagai hasil kajian.

c)      Melakukan analisis biaya versus fungsi terhadap beberapa alternatif untuk mendapakan solusi terbaik dari segi biaya.

d)     Setelah solusi terpilih, dan dikembangkan terhadap standar-standar berlaku.

e)      Pada akhirnya, hasil rekayasa nilai didokumentasikan dan dipaparkan kepada pemilik proyek.

BAB III

PENUTUP

A.    Kesimpulan

Perencanaan adalah suatu proses yang mencoba meletakkan dasar tujuan dan sasaran termasuk menyiapkan segala sumber daya untuk mencapainya. Perencanaan memberikan pegangan bagi pelaksanaan mengenai alokasi sumber daya untuk melaksanakan kegiatan (Imam Soeharto, 1997).

Perencanaan dikatakan baik bila seluruh proses kegiatan yang ada didalamnya dapat diimplentasikan sesuai dengan sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan dengan tingkat penyimpangan minimal serta hasil akhir maksimal.

Tujuan Perencanaan adalah : Melakukan usaha untuk memenuhi persyaratan spesifikasi proyek yang ditentukan dalam batasan Biaya, Mutu dan Waktu serta faktor keselamatan.

B.     Saran

Makalah ini masih belum sempurna, diharapkan bagi pembaca untuk dijadikan referensi sebagai acuan membuat makalah yang lebih baik dan lengkap.